第三節工作說明書和工作規範的編寫
    在完成工作分析以後，一般需要編寫工作說明書和工作規範。工作說明書和工作規範可以分成兩個文件來寫，也可以合並在一份工作說明書內，其編寫的基本步驟如下。
    （1）草擬。根據所收信的有關工作信息，初步擬定工作說明書和工作規範的草稿。
    （2）對照。將工作說明書和工作規範的草稿與實際工作進行對照，根據對照的結果決定是否需要再次進行調研。
    （3）修正。修正工作說明書和工作規範，對於一些特別重要的工作崗位，需要多次反複的修訂。
    （4）定稿。經過多次反饋和修正，形成最終的工作說明書和工作規範，並將工作分析的成果運用於實際工作中。
    （5）總結。對工作分析進行總結性評估，並將工作說明書和工作規範歸檔保存，建立工作分析成果的管理製度，為今後的工作分析提供基礎。
    （6）更新。在工作分析的成果運用於實際的人力資源管理工作過程中，要加強調研，注重反饋，從而不斷完善工作說明書和工作規範。
    一、工作說明書的編寫
    工作說明書通常又被稱作職務描述或工作描述。工作說明書是以書麵的形式對組織中的各個職位的工作性質、工作任務、工作職責與工作環境等所作的統一要求。它實際要描述的是任職者的工作是什麼、為什麼做、如何做以及在何處做等。工作說明書應該指明的是某項工作區別於其他工作的信息。
    （一）內容要素
    一份比較完備的工作說明書應該具備以下方麵的內容。
    1．工作標誌
    工作標誌包括工作名稱和工作身份。工作名稱應該能比較準確地反映工作的主要職責，並且應該指明任職者在組織等級製度下的相關關係。工作身份又稱工作地位，一般在工作名稱之後，包括所屬部門、直接上級職位、工作等級、工資水平、所轄人數、定員人數、工作分析時間和人員等。
    2．工作概述
    工作概述也稱職務摘要，是對主要工作職責的簡要說明，應該用簡潔準確的文字提示工作的總體性質、中心任務和工作目標。
    3．工作內容
    工作內容是對基本的工作任務和工作關係的說明，包括：
    （1）工作活動內容。逐項說明工作內容與時間的百分比。
    （2）工作權限。界定任職者在工作活動內容上的權限範圍，如決策的權限、對他人實話監督的權限以及經費預算的權限。
    （3）工作績效標準。工作績效標準又稱工作結果，說明任職者的工作結果，一般應該有定量化的表述。
    （4）工作關係。工作關係又稱工作聯係，指任職者與組織內外部門和人員之間的關係，如監控的上級和監控的下屬對象、可以晉升的職位、可以相互轉換的職位、與哪些部門的職位發生聯係等。
    4．工作條件和環境
    工作條件主要涉及任職者使用的設備名稱和所運用的信息資料的形式。工作環境更多地涉及工作所處的自然環境包括工作場所、工作的危險性、工作的時間、工作的均衡性、工作環境的舒適性等。
    （二）編寫要求
    在進行工作說明時，必須注意以下各點：
    1．內容詳盡、完整
    工作說明書的內容要詳盡、完整。要避免的情況主要有以下兩種。
    （1）工作描述過於瑣碎。工作描述如果過於詳細的話，難免瑣碎，這樣工作描述將會變成動作分析。
    （2）不能獨立使用。工作說明書本身應該能夠獨立使用，對某一項目的描述不應該出現“參見第幾頁第幾項‘的字樣。
    2．語句要簡潔，邏輯性強
    語句構成要簡潔、規範，要有邏輯性；每一句話都應該能表達動作、對象、目的，並以動詞起句；語句的排列應該按照工作的基本性質、職位高低、資格條件的重要性等排序。
    3．用詞標準
    要建立標準化的詞庫。詞彙應該具體，避免抽象概念；除非必要，不用形容詞；除非必要，避免難以理解的技術性詞彙；如有可能，盡量用數學語言。