第三节工作说明书和工作规范的编写
    在完成工作分析以后，一般需要编写工作说明书和工作规范。工作说明书和工作规范可以分成两个文件来写，也可以合并在一份工作说明书内，其编写的基本步骤如下。
    （1）草拟。根据所收信的有关工作信息，初步拟定工作说明书和工作规范的草稿。
    （2）对照。将工作说明书和工作规范的草稿与实际工作进行对照，根据对照的结果决定是否需要再次进行调研。
    （3）修正。修正工作说明书和工作规范，对于一些特别重要的工作岗位，需要多次反复的修订。
    （4）定稿。经过多次反馈和修正，形成最终的工作说明书和工作规范，并将工作分析的成果运用于实际工作中。
    （5）总结。对工作分析进行总结性评估，并将工作说明书和工作规范归档保存，建立工作分析成果的管理制度，为今后的工作分析提供基础。
    （6）更新。在工作分析的成果运用于实际的人力资源管理工作过程中，要加强调研，注重反馈，从而不断完善工作说明书和工作规范。
    一、工作说明书的编写
    工作说明书通常又被称作职务描述或工作描述。工作说明书是以书面的形式对组织中的各个职位的工作性质、工作任务、工作职责与工作环境等所作的统一要求。它实际要描述的是任职者的工作是什么、为什么做、如何做以及在何处做等。工作说明书应该指明的是某项工作区别于其他工作的信息。
    （一）内容要素
    一份比较完备的工作说明书应该具备以下方面的内容。
    1．工作标志
    工作标志包括工作名称和工作身份。工作名称应该能比较准确地反映工作的主要职责，并且应该指明任职者在组织等级制度下的相关关系。工作身份又称工作地位，一般在工作名称之后，包括所属部门、直接上级职位、工作等级、工资水平、所辖人数、定员人数、工作分析时间和人员等。
    2．工作概述
    工作概述也称职务摘要，是对主要工作职责的简要说明，应该用简洁准确的文字提示工作的总体性质、中心任务和工作目标。
    3．工作内容
    工作内容是对基本的工作任务和工作关系的说明，包括：
    （1）工作活动内容。逐项说明工作内容与时间的百分比。
    （2）工作权限。界定任职者在工作活动内容上的权限范围，如决策的权限、对他人实话监督的权限以及经费预算的权限。
    （3）工作绩效标准。工作绩效标准又称工作结果，说明任职者的工作结果，一般应该有定量化的表述。
    （4）工作关系。工作关系又称工作联系，指任职者与组织内外部门和人员之间的关系，如监控的上级和监控的下属对象、可以晋升的职位、可以相互转换的职位、与哪些部门的职位发生联系等。
    4．工作条件和环境
    工作条件主要涉及任职者使用的设备名称和所运用的信息资料的形式。工作环境更多地涉及工作所处的自然环境包括工作场所、工作的危险性、工作的时间、工作的均衡性、工作环境的舒适性等。
    （二）编写要求
    在进行工作说明时，必须注意以下各点：
    1．内容详尽、完整
    工作说明书的内容要详尽、完整。要避免的情况主要有以下两种。
    （1）工作描述过于琐碎。工作描述如果过于详细的话，难免琐碎，这样工作描述将会变成动作分析。
    （2）不能独立使用。工作说明书本身应该能够独立使用，对某一项目的描述不应该出现“参见第几页第几项‘的字样。
    2．语句要简洁，逻辑性强
    语句构成要简洁、规范，要有逻辑性；每一句话都应该能表达动作、对象、目的，并以动词起句；语句的排列应该按照工作的基本性质、职位高低、资格条件的重要性等排序。
    3．用词标准
    要建立标准化的词库。词汇应该具体，避免抽象概念；除非必要，不用形容词；除非必要，避免难以理解的技术性词汇；如有可能，尽量用数学语言。